Regulamin usługi ArenaPay

§ 1. Usługodawca i kontakt

1. Usługę świadczy Rimset sp. z o.o. z siedzibą w Polanicy-Zdroju, ul. Tadeusza Kościuszki 7/5, 57-320 Polanica-Zdrój, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000597051, NIP 8831859309, REGON 363527000, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, dalej Usługodawca.
2. Kontakt, reklamacje, oświadczenia o zakończeniu umowy lub odstąpieniu od niej i sprawy danych osobowych: kontakt@rimset.pl, telefon +48 881 67 27 28. Korespondencję można również kierować na adres z ust. 1. Ten sam adres jest punktem kontaktowym dla organów i użytkowników w sprawach związanych z Usługą, w tym do zgłaszania treści bezprawnych.
3. Panel Usługi znajduje się pod adresem https://panel.arenapay.pl. Strony płatności Obiektów działają pod adresami https://{nazwa-obiektu}.arenapay.pl.

§ 2. Znaczenie użytych pojęć

• Usługa — dostępny przez przeglądarkę panel ArenaPay do przyjmowania płatności internetowych od Płatników przez Operatora płatności Klienta: wystawianie linków do płatności i stron płatności, wysyłka linków i powiadomień e-mailem i SMS-em, przypomnienia, ewidencja i statystyka wpłat, wypłaty środków (tylko PayU) oraz wizytówka Obiektu.
• Klient — przedsiębiorca albo inny podmiot prowadzący działalność, który zawarł z Usługodawcą umowę. Osoba działająca za inny podmiot musi być uprawniona do jego reprezentowania.
• Obiekt — firma albo miejsce prowadzenia działalności Klienta, dla którego Klient przyjmuje płatności w panelu (np. obiekt noclegowy); ma własny adres strony płatności.
• Konto — dostęp do panelu przypisany do adresu e-mail i chroniony hasłem.
• Użytkownik — osoba uprawniona przez Klienta do korzystania z panelu danego Obiektu (właściciel, menedżer, recepcja).
• Płatnik — osoba, której Klient wystawia link do płatności albo która płaci na stronie płatności Obiektu.
• Operator płatności — instytucja płatnicza, z którą Klient zawarł własną umowę o obsługę płatności internetowych (Tpay, PayU albo Przelewy24) i której dane dostępowe wprowadził do panelu albo — przy Koncie Tpay założonym w panelu — przekazał panelowi za pośrednictwem Tpay.
• Konto Tpay założone w panelu — konto u Operatora płatności Tpay, którego założenie Klient zlecił w panelu (§ 6 ust. 7).
• Plan — zakres Usługi: Pro (płatny, § 4 ust. 1–5 i § 5) albo Start (bezpłatny, § 4 ust. 6–8).
• Okres rozliczeniowy — miesiąc albo rok, za który Klient z góry opłaca plan Pro.
• Cennik — ceny planu i okresów pokazywane przy rejestracji oraz w panelu (Ustawienia → Abonament) przed złożeniem zamówienia, wraz z kwotą netto, stawką VAT i kwotą brutto.
• Klient chroniony — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, jeżeli umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu działalności udostępnionego w CEIDG.

§ 3. Rejestracja i zawarcie umowy

1. W formularzu rejestracji Klient wybiera plan (Pro z okresem rozliczeniowym albo Start, gdy formularz go pokazuje) i podaje adres e-mail, telefon, nazwę Obiektu, firmę i NIP, a przy planie Pro także adres do faktury. NIP jest wymagany, bo dane Klienta jako sprzedawcy pokazuje strona płatności i regulamin płatności dla Płatników (§ 8).
2. Przed wysłaniem zgłoszenia Klient ma możliwość przeczytania i zapisania regulaminu oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ich akceptację potwierdza osobnymi, domyślnie niezaznaczonymi polami. Informacje o przetwarzaniu danych osoby zgłaszającej zawiera § 18. Przy planie Pro formularz pokazuje cenę brutto za wybrany okres (z kwotą netto i stawką VAT).
3. Wysłanie formularza jest wnioskiem o zawarcie umowy na zaakceptowanych warunkach. Klient potwierdza adres e-mail za pomocą linku ważnego 48 godzin i przycisku na otwartej stronie. Przy planie Pro opłaca następnie pierwszy okres rozliczeniowy na stronie płatności (§ 5 ust. 4); zgłoszenie nieopłacone w ciągu 30 dni od potwierdzenia adresu e-mail wygasa. Zgłoszenie planu Start Usługodawca sprawdza indywidualnie i może odmówić jego przyjęcia w szczególności przy nieprawdziwych danych, braku uprawnienia do reprezentowania Klienta, próbie nadużycia albo braku możliwości świadczenia Usługi; wynik przekazuje na potwierdzony adres e-mail; zgłoszenie oczywiście nieprawdziwe albo złożone w celu nadużycia (§ 14 ust. 5) może odrzucić bez wiadomości. Firma, która ma już Konto (ten sam NIP), nie może założyć drugiego — kolejny Obiekt albo produkt dodaje Usługodawca do istniejącego Konta po kontakcie.
4. Konto z planem Pro jest uruchamiane automatycznie niezwłocznie po zaksięgowaniu wpłaty, a z planem Start — po przyjęciu zgłoszenia przez Usługodawcę. Umowa o Usługę oraz umowa powierzenia zostają zawarte, gdy wiadomość Usługodawcy potwierdzająca uruchomienie Konta dotrze na potwierdzony adres e-mail w sposób umożliwiający zapoznanie się z nią. Wiadomość zawiera potwierdzenie planu (przy planie Pro także okresu rozliczeniowego i daty, do której plan jest opłacony), wskazanie wersji zaakceptowanych dokumentów wraz z odnośnikami do ich niezmiennych adresów, link do ustawienia hasła oraz informację o terminie z ust. 8.
5. Jeżeli Konta nie da się uruchomić mimo wpłaty (np. wpłata podwójna albo po wygaśnięciu zgłoszenia), Usługodawca kontaktuje się z Klientem i zwraca nienależną kwotę na rachunek, z którego ją otrzymał, w ciągu 14 dni od jej wyjaśnienia.
6. Hasło ustala Klient. Link do jego ustawienia jest jednorazowy i ważny 60 minut; nowy można uzyskać przez odzyskiwanie hasła („Nie pamiętam hasła” na stronie logowania) albo kontakt z Usługodawcą. Skutki nieustawienia hasła w ciągu 30 dni określa ust. 8.
7. Jeden adres e-mail identyfikuje jedno Konto. Użytkowników Obiektu (menedżer, recepcja) dodaje Usługodawca na wniosek Klienta; w planie Start do Obiektu ma dostęp jeden Użytkownik, chyba że Obiekt ma inną płatną usługę Usługodawcy. Warunki innych produktów Usługodawcy (np. ArenaBooking) określają ich odrębne regulaminy.
8. Nieuruchomione Konto. Jeżeli w ciągu 30 dni od zawarcia umowy (ust. 4) żaden Użytkownik Obiektu — nie licząc pracowników Usługodawcy udzielających pomocy — nie ustawi hasła ani nie zaloguje się do panelu Usługi albo panelu ArenaBooking dla tego Obiektu, a w Obiekcie nie wystawiono linku do płatności (także przez adres wywoływany z programu Klienta) i nie wpłacono żadnej kwoty — ani za Usługę, ani przez Płatników — umowa w zakresie tego Obiektu wygasa, a wraz z nią umowa powierzenia. Usługodawca usuwa wtedy Obiekt i dane Konta bez odrębnej wiadomości — o tym terminie informuje wiadomość z ust. 4. Zachowuje tylko dane wskazane w § 14 ust. 4 i § 18 ust. 6, w tym zapis zgłoszenia. Obiekt nieuruchomiony nie zawiera danych wprowadzonych przez Klienta, dlatego okres na odbiór danych (§ 14 ust. 4) nie biegnie, a uprzedzeń z § 4 ust. 10 się nie wysyła. Usługodawca może stosować termin dłuższy; Konto uruchomione przed usunięciem działa dalej na dotychczasowych zasadach. Klient może w każdej chwili zarejestrować się ponownie; adres Obiektu (§ 1 ust. 3) może pozostać zastrzeżony do 12 miesięcy, ale na prośbę Klienta, który rejestruje się ponownie, Usługodawca zwalnia go wcześniej.

§ 4. Zakres planów Pro i Start

1. Plan Pro obejmuje: wystawianie linków do płatności w panelu i przez adres wywoływany z programu Klienta (np. systemu rezerwacji), strony płatności Obiektu z krótkim linkiem, kodem QR i przyciskiem do wklejenia, wysyłkę linków, potwierdzeń i przypomnień e-mailem i SMS-em (§ 7), szablony wiadomości, opłatę serwisową doliczaną do kwoty (§ 6 ust. 5), ewidencję wpłat i ich statusów, statystykę (link wysłany, otwarty, opłacony), zlecanie wypłat salda z konta PayU (§ 6 ust. 4), opcjonalną integrację z Google Analytics 4 (§ 8 ust. 4) oraz wizytówkę Obiektu z logo.
2. Plan Pro nie ogranicza liczby linków do płatności, wiadomości ani Użytkowników Obiektu. Wiadomości SMS wychodzą z puli SMS Konta — SMS-ów zawartych w planie, jeżeli Cennik je przewiduje, i pakietów (§ 5 ust. 8) — albo z konta Klienta u wybranego przez niego dostawcy SMS, na jego koszt (§ 7 ust. 3).
3. ArenaPay i ArenaBooking. Jeżeli Klient korzysta dla tego samego Obiektu także z ArenaBooking w planie Start, ArenaPay w planie Pro włącza w panelu ArenaBooking płatności linkiem: linki do wpłat Gości i przypomnienia o wpłatach z linkiem do zapłaty. Rezerwacji online z przedpłatą i innych funkcji planu ArenaBooking Pro ArenaPay nie obejmuje — określa je regulamin ArenaBooking. ArenaPay w planie Start takich uprawnień w ArenaBooking nie daje.
4. Odnotowanie wpłaty w panelu wynika z powiadomienia Operatora płatności; nie jest potwierdzeniem Usługodawcy, że środki wpłynęły na rachunek Klienta — rozliczenia prowadzi Operator płatności.
5. Usługodawca nie jest stroną umowy między Klientem a Płatnikiem i nie zastępuje Klienta w jej wykonaniu.
6. Plan Start. Plan Start nie wiąże się z opłatami za korzystanie z Usługi; umowa jest zawierana na czas nieoznaczony i może zostać zakończona na zasadach § 14. Obejmuje wystawianie linków do płatności w panelu i przez adres wywoływany z programu Klienta, strony płatności Obiektu, wysyłkę linków, potwierdzeń i przypomnień e-mailem, ewidencję wpłat i ich statusów, statystykę oraz wizytówkę Obiektu. Liczba linków do płatności nie jest ograniczona.
7. Wpłaty w planie Start przyjmuje wyłącznie Konto Tpay założone w panelu (§ 6 ust. 7) — po jego weryfikacji przez Tpay i gdy to ono przyjmuje wpłaty Obiektu. Do tego czasu linków do płatności nie można wystawić, a strony płatności informują Płatnika o chwilowej niedostępności płatności.
8. Plan Start nie obejmuje: wprowadzania danych dostępowych innych Operatorów płatności, opłaty serwisowej (§ 6 ust. 5), własnych szablonów wiadomości, integracji z Google Analytics 4 (§ 8 ust. 4) ani SMS-ów zawartych w planie; SMS-y można wysyłać z pakietów (§ 5 ust. 8). Plan Start nie staje się automatycznie płatny — plan Pro wymaga wyraźnego zamówienia i opłacenia okresu rozliczeniowego po przedstawieniu ceny.
9. Nieużywany Obiekt w planie Start. Jeżeli Obiekt nie ma żadnej płatnej usługi Usługodawcy (planu Pro ArenaPay ani planu Pro ArenaBooking) i nikt go nie używa — żaden jego Użytkownik nie otworzył panelu ArenaPay ani panelu ArenaBooking, a w Obiekcie nie wystawiono (także przez adres wywoływany z programu Klienta) ani nie opłacono linku do płatności:
   • przez 90 dni — Obiekt wygasa: strony płatności Obiektu przestają przyjmować wpłaty, a automatyczne wiadomości do Płatników nie są wysyłane; dane zostają nienaruszone;
   • przez 180 dni — umowa w zakresie tego Obiektu ulega rozwiązaniu, a dane są usuwane po upływie okresu na ich odbiór, na zasadach § 14 ust. 4.
10. O wygaśnięciu Obiektu i o rozwiązaniu umowy (ust. 9) Usługodawca uprzedza e-mailem na adresy Użytkowników Obiektu co najmniej 30 dni wcześniej, podając, jak temu zapobiec i jak odebrać dane. Otwarcie panelu przez któregokolwiek Użytkownika Obiektu albo wystawienie lub opłacenie linku do płatności przywraca Obiekt do stanu aktywnego (także wygasły) i terminy liczą się od nowa. Terminy biegną tylko wtedy, gdy Obiekt nie ma płatnej usługi. Usługodawca może stosować terminy dłuższe, nie krótsze. Nie dotyczy to Obiektu, dla którego umowa wygasła zgodnie z § 3 ust. 8.

§ 5. Cena, płatność i faktury

1. Ust. 1–7 dotyczą planu Pro. Plan Pro jest opłacany z góry za okres rozliczeniowy wybrany przez Klienta — miesięczny albo roczny — według Cennika obowiązującego w chwili złożenia zamówienia. Cena podana przy zamówieniu nie zmienia się w opłaconym okresie.
2. Usługodawca nie obciąża Klienta automatycznie. Nie przechowuje danych karty i nie pobiera cyklicznych płatności. Każdy kolejny okres Klient opłaca sam w panelu (Ustawienia → Abonament); tam może też zmienić okres rozliczeniowy.
3. Usługodawca przypomina e-mailem o końcu opłaconego okresu na 7 dni i na 1 dzień przed nim.
4. Wpłaty za Usługę przyjmuje w imieniu Usługodawcy jego operator płatności — PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań. Opłacony okres zaczyna się z chwilą zaksięgowania wpłaty, a przy odnowieniu przed końcem poprzedniego okresu — od jego końca.
5. Po zaksięgowaniu wpłaty Usługodawca wystawia fakturę VAT na dane podane przez Klienta. Faktury są wystawiane i przekazywane zgodnie z przepisami, w tym za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W panelu (Ustawienia → Abonament) Klient widzi numer faktury i potwierdzenie każdej wpłaty.
6. Brak wpłaty za kolejny okres. Po końcu opłaconego okresu panel pokazuje wyłącznie ekran opłacenia abonamentu, a strony płatności Obiektu przestają przyjmować nowe płatności (Płatnik widzi informację o chwilowej niedostępności). Regulamin płatności dla Płatników pozostaje dostępny, a powiadomienia Operatora płatności o wcześniej rozpoczętych płatnościach są nadal przyjmowane. Dane Klienta i Płatników pozostają bez zmian; po wpłacie Usługa działa dalej. Jeżeli Klient nie opłaci Usługi w ciągu 30 dni od końca opłaconego okresu, Usługodawca może wypowiedzieć umowę na zasadach § 14.
7. Ceny w Cenniku są podawane w złotych, jako kwota netto, stawka VAT i kwota brutto do zapłaty.
8. Usługi dodatkowe: pakiety SMS i nazwa nadawcy. W każdym planie, także Start, Klient może zamówić w panelu płatne usługi dodatkowe, gdy Usługodawca je udostępnia: pakiety SMS wysyłanych bramką SMS Usługodawcy i własną nazwę nadawcy SMS. Zakres i ceny podaje Cennik, a panel pokazuje je przed zamówieniem; płatność i faktura — jak w ust. 4–5. Ponadto:
   • pakiet jest ważny 12 miesięcy od zaksięgowania wpłaty; SMS-y z pakietów i SMS-y zawarte w planie (jeżeli Cennik je przewiduje) tworzą jedną pulę Konta, wspólną dla Obiektów Klienta w ArenaBooking i ArenaPay; najpierw zużywane są SMS-y z planu, potem z pakietu o najbliższym końcu ważności; SMS-y z planu nie przechodzą na kolejny miesiąc;
   • wiadomość dłuższa niż jeden SMS zużywa tyle SMS-ów, na ile części zostanie podzielona (z polskimi znakami jedna część mieści 70 znaków); panel pokazuje to przy treści wiadomości;
   • gdy pula się wyczerpie, SMS nie jest wysyłany, a wiadomość e-mail — tak; Usługodawca uprzedza o kończącej się puli;
   • niewykorzystane SMS-y nie są zwracane po upływie ważności ani przy zakończeniu umowy, z zastrzeżeniem praw Klienta chronionego (§ 15) i zwrotu przy wypowiedzeniu umowy przez Usługodawcę z przyczyn niezależnych od Klienta (§ 14);
   • SMS-y wychodzą z domyślną nazwą nadawcy Usługodawcy podaną w panelu, a treść wskazuje Obiekt; własną nazwę nadawcy Obiektu (do 11 znaków) Usługodawca ustawia po sprawdzeniu, że Klient ma prawo się nią posługiwać (nazwa firmy, marki albo domeny Obiektu); nazwy wprowadzającej w błąd albo naruszającej prawa innych osób nie ustawia — Klient może wtedy zgłosić inną nazwę bez ponownej opłaty albo zażądać zwrotu opłaty; zmiana ustawionej nazwy jest nowym zamówieniem.

§ 6. Płatności Płatników

1. Wpłaty Płatników przyjmuje Operator płatności na podstawie umowy zawartej przez Klienta. Pieniądze trafiają na rachunek Klienta u Operatora płatności; Usługodawca ich nie przyjmuje, nie przechowuje i nie jest pośrednikiem w płatności. Usługa zakłada transakcję u Operatora płatności danymi dostępowymi Klienta, przekazuje mu dane Płatnika potrzebne do płatności (kwotę, tytuł, imię i nazwisko, e-mail, telefon; dla PayU także adres IP Płatnika) i zapisuje wynik z powiadomienia Operatora.
2. Dane dostępowe do konta u Operatora płatności Usługodawca przechowuje wyłącznie w postaci zaszyfrowanej i używa ich tylko do obsługi płatności Obiektu. Zapisać je może wyłącznie właściciel Konta, po ponownym podaniu hasła.
3. Zwroty, reklamacje płatności, obciążenia zwrotne (chargeback) i rozliczenia z Operatorem płatności Klient prowadzi bezpośrednio u Operatora płatności. Panel odnotowuje obciążenie zwrotne, gdy zgłosi je Operator płatności.
4. Wypłaty (PayU). Zlecenie wypłaty w panelu jest poleceniem Klienta dla PayU przelania salda z konta Klienta w PayU na rachunek bankowy zarejestrowany przez Klienta w PayU. Wypłatę wykonuje PayU; Usługodawca przekazuje wyłącznie polecenie. Funkcję włącza i zleca właściciel Konta, po ponownym podaniu hasła.
5. Opłata serwisowa (plan Pro). Klient może doliczać do kwoty płatności własną opłatę serwisową; w całości trafia ona do Klienta. Klient odpowiada za jej zgodność z przepisami — w tym za zakaz pobierania dopłat za użycie instrumentów płatniczych objętych przepisami o opłacie interchange (art. 38a ustawy o usługach płatniczych) — oraz za jasne poinformowanie Płatnika przed zapłatą. Panel przypomina o tym przy włączaniu opłaty serwisowej.
6. Klient odpowiada za zgodność swoich płatności z regulaminem Operatora płatności, w tym za rodzaj sprzedawanych usług i towarów.
7. Konto Tpay założone w panelu. Klient może w panelu (Ustawienia → Bramka) zlecić założenie konta u Operatora płatności Tpay — Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu (Plac Andersa 3, 61-894 Poznań), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000412357, NIP 7773061579, REGON 300878437, dalej Tpay:
   • Usługodawca, jako partner Tpay, przekazuje Tpay dane wpisane przez Klienta w formularzu (adres e-mail konta, firmę, NIP, adres i adres strony Obiektu) wraz z kodem oferty partnera. Dane firmy panel może podpowiedzieć z wykazu podatników VAT (Biała lista) po wpisaniu NIP; Klient sprawdza je przed wysłaniem;
   • klikając przycisk „Załóż konto Tpay” pod zdaniem o zgodzie, Klient zgadza się na założenie konta z tymi danymi i na przekazanie Usługodawcy przez Tpay danych dostępowych API tego konta; panel od razu zapisuje je jako dane dostępowe Operatora płatności Obiektu (ust. 2). Zlecić założenie konta może wyłącznie właściciel Konta, po ponownym podaniu hasła. Usługodawca zapisuje, kto i kiedy zlecił założenie konta;
   • umowę o obsługę płatności Klient zawiera z Tpay na warunkach Tpay, które Tpay przedstawia przy aktywacji konta, w tym stawki prowizji. Aktywacja i weryfikacja konta należą do Tpay; do ich zakończenia wpłaty nie są przyjmowane. Stan weryfikacji panel pokazuje po sprawdzeniu w Tpay;
   • Usługodawca otrzymuje od Tpay wynagrodzenie partnerskie za konta założone przez panel; wynagrodzenie wypłaca Tpay, a Usługodawca nie pobiera za założenie konta opłat od Klienta ani od Płatników. Jeżeli panel poleca założenie konta u innego Operatora płatności (odnośnik przy danym operatorze), Usługodawca może otrzymywać od niego podobne wynagrodzenie;
   • w planie Pro założenie konta w panelu nie jest wymagane — Klient może wprowadzić dane dostępowe dowolnego obsługiwanego Operatora płatności. Klient może zakończyć umowę z Tpay na jej zasadach.

§ 7. Wiadomości do Płatników (e-mail i SMS)

1. Usługa wysyła Płatnikom w imieniu Klienta wiadomości związane z płatnością: link do płatności, potwierdzenie, przypomnienie przed wygaśnięciem linku, informację o nieudanej płatności. Klientowi wysyła powiadomienia o wpłatach (każda albo podsumowanie dnia), nieudanych płatnościach i obciążeniach zwrotnych oraz alerty bezpieczeństwa Konta.
2. E-mail wychodzi z serwera poczty Usługodawcy (adres Usługodawcy, nazwa nadawcy i adres odpowiedzi Obiektu) albo z serwera poczty wskazanego przez Klienta w ustawieniach.
3. SMS wychodzi z konta Klienta u wybranego przez niego dostawcy (SMSAPI, BulkGate albo SerwerSMS), na podstawie umowy Klienta z tym dostawcą i na jego koszt, albo — gdy Klient z niej korzysta — z bramki SMS Usługodawcy w ramach puli SMS Konta (§ 5 ust. 8).
4. Klient odpowiada za treść wiadomości ustawioną w szablonach i za to, że wysyła je osobom, z którymi łączy go płatność. Usługa nie służy do wysyłki informacji handlowych ani marketingu.

§ 8. Strona płatności i informacje dla Płatników

1. Strona płatności pokazuje Płatnikowi kwotę (z ewentualną opłatą serwisową), tytuł, termin, dane Klienta jako sprzedawcy (firma, NIP, adres, kontakt z wizytówki) oraz odnośnik do regulaminu płatności.
2. Regulamin płatności dla Płatników generuje panel z danych Klienta i Operatora płatności albo Klient wskazuje własny dokument (adres https). Klient odpowiada za treść informacji przekazywanych Płatnikom, w tym wymaganych przepisami o prawach konsumenta i ochronie danych osobowych, i za ich zgodność z jego ofertą. Generowany regulamin płatności podaje opłatę serwisową, gdy Klient ją pobiera (§ 6 ust. 5).
3. Strony płatności są dostępne wyłącznie w języku polskim.
4. Google Analytics 4 (opcjonalnie, plan Pro). Jeżeli właściciel Konta wpisze w panelu własny identyfikator pomiaru GA4, strona płatności wczytuje w przeglądarce Płatnika skrypt Google w trybie zgody „odmowa” (bez ciasteczek) i przekazuje Google wyłącznie informacje o odsłonie i zakończonej płatności (numer transakcji, kwota, waluta). Administratorem tych danych jest Klient; Klient odpowiada za podstawę prawną i informację dla Płatników.

§ 9. Warunki techniczne i pliki cookies

1. Potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka, działająca skrzynka e-mail oraz możliwość korzystania z niezbędnego ciasteczka sesyjnego. Połączenie z panelem i stronami płatności odbywa się przez HTTPS.
2. Panel zapisuje:
   • ciasteczko sesyjne arenapay_panel, potrzebne do logowania i bezpiecznej obsługi formularzy; sesja kończy się najpóźniej po 8 godzinach;
   • ciasteczko arenapay_zapamietaj, tylko gdy Użytkownik przy logowaniu zaznaczy „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu” — na 30 dni; wylogowanie usuwa je i unieważnia po stronie Usługodawcy; przy danych Operatora płatności i wypłatach panel prosi wtedy o hasło ponownie;
   • ciasteczko arena_motyw, gdy Użytkownik wybierze jasny albo ciemny wygląd panelu, na okres do 365 dni;
   • w pamięci przeglądarki: ustawienie widoku kodu QR i odłożenie instalacji aplikacji (PWA); aplikacja zapisuje w pamięci podręcznej wyłącznie stronę „brak połączenia” i ikony.
3. Strony płatności nie zapisują ciasteczek Usługodawcy i nie wczytują skryptów, z wyjątkiem opisanym w § 8 ust. 4.
4. Panel nie stosuje ciasteczek reklamowych ani analitycznych.
5. Klient powinien aktualizować urządzenia i przeglądarki, sprawdzać adres panelu oraz nie przekazywać innym osobom hasła ani linków dostępu.

§ 10. Zasady korzystania i dane Płatników

1. Klient podaje prawdziwe dane, aktualizuje je i korzysta z Usługi zgodnie z prawem, regulaminem Operatora płatności i przeznaczeniem Usługi. Zabronione jest używanie Usługi do płatności za towary lub usługi zakazane albo w celu wprowadzenia Płatników w błąd.
2. Klient chroni dane dostępu i niezwłocznie zgłasza podejrzenie nieuprawnionego dostępu.
3. W odniesieniu do danych Płatników Klient jest administratorem danych, a Usługodawca przetwarza je na jego polecenie zgodnie z umową powierzenia — także wtedy, gdy dane przychodzą z programu Klienta przez adres wystawiania linków.
4. Usługa nie jest przeznaczona do przechowywania danych szczególnych kategorii ani numerów kart płatniczych. Nie należy wpisywać ich w tytule płatności, wiadomości ani nazwach.
5. Adres wystawiania linków z programu Klienta przyjmuje dane Płatnika w adresie strony; Klient korzysta z niego tylko przez połączenie HTTPS i nie publikuje takich adresów. Dzienniki serwera stron płatności zapisują samą ścieżkę adresu, bez danych Płatnika.

§ 11. Działanie Usługi i kopie zapasowe

1. Usługodawca utrzymuje Usługę z należytą starannością, usuwa stwierdzone usterki i stosuje zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka. Plan nie przewiduje gwarancji procentowej dostępności ani osobnej umowy SLA; zasady odpowiedzialności określa § 12.
2. Przerwy mogą wynikać z utrzymania i aktualizacji systemu albo awarii. O planowanej istotnej przerwie Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, o ile nie uniemożliwia tego konieczność pilnego usunięcia zagrożenia.
3. Usługodawca wykonuje kopię bazy co najmniej raz na dobę i przechowuje kopie przez 14 dni (Załącznik 1 do umowy powierzenia).

§ 12. Odpowiedzialność

1. Strony odpowiadają za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów, z ograniczeniami z ust. 3 i 4.
2. Usługodawca nie odpowiada za działanie Operatora płatności ani dostawcy SMS wybranego przez Klienta — w tym za decyzje Tpay o aktywacji, weryfikacji albo odmowie założenia Konta Tpay założonego w panelu (§ 6 ust. 7) — za rozliczenia i spory między Klientem a Płatnikiem ani za obciążenia zwrotne.
3. Wobec Klienta, który nie jest Klientem chronionym, Usługodawca odpowiada tylko za szkodę rzeczywistą, bez utraconych korzyści, i najwyżej do łącznej kwoty opłat za Usługę zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które wyrządziło szkodę. Jeżeli w tym okresie Klient nie płacił (plan Start), Usługodawca nie odpowiada za szkodę, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Ograniczenia z ust. 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa ani szkody na osobie. Regulamin nie ogranicza praw Klienta chronionego, praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO, ani uprawnień organu nadzorczego.

§ 13. Zawieszenie dostępu

1. Usługodawca może ograniczyć lub czasowo zawiesić dostęp, jeżeli jest to niezbędne do przeciwdziałania istotnemu naruszeniu prawa, regulaminu albo regulaminu Operatora płatności, ochrony danych i bezpieczeństwa Usługi albo wykonania obowiązku prawnego. Zakres i czas ograniczenia powinny odpowiadać przyczynie.
2. Jeżeli sytuacja na to pozwala, przed ograniczeniem Usługodawca wzywa Klienta do usunięcia naruszenia w odpowiednim terminie i przekazuje e-mailem przyczynę, zakres i warunki przywrócenia dostępu. Klient może zakwestionować ograniczenie w trybie reklamacji (§ 17).
3. Zawieszenie przypisane Klientowi nie przedłuża opłaconego okresu; zawieszenie z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy przedłuża go o czas zawieszenia.

§ 14. Zakończenie umowy i odzyskanie danych

1. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu albo wcześniej, bez podania przyczyny. Plan nie odnawia się sam — rezygnacją jest także nieopłacenie kolejnego okresu: Usługa działa do końca opłaconego okresu. Opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy — miesięczny albo roczny — nie jest zwracana, także przy wypowiedzeniu ze skutkiem wcześniejszym, chyba że przepisy stanowią inaczej (w tym § 15 — odstąpienie przez Klienta chronionego).
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30 dni z powodu zakończenia świadczenia Usługi, trwałej niemożności jej świadczenia, nieopłacenia Usługi przez okres wskazany w § 5 ust. 6 albo istotnego lub powtarzającego się naruszenia umowy, nieusuniętego mimo wezwania. Przy wypowiedzeniu z przyczyn niezależnych od Klienta Usługodawca zwraca opłatę za niewykorzystaną część opłaconego okresu, proporcjonalnie do liczby dni.
3. Rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym jest możliwe, gdy dalsze świadczenie naruszałoby prawo lub stwarzało bezpośrednie, poważne zagrożenie, którego nie można usunąć łagodniejszym środkiem. Rozwiązanie umowy dla nieużywanego Obiektu w planie Start określa § 4 ust. 9–10, wygaśnięcie umowy dla nieuruchomionego Konta — § 3 ust. 8, a usunięcie Konta z nieprawdziwymi danymi albo założonego w celu nadużycia — ust. 5–6.
4. Klient może zażądać zwrotu swoich danych przed zakończeniem umowy albo w ciągu 30 dni po jej zakończeniu. Usługodawca udostępnia je bez dodatkowej opłaty w formacie CSV albo JSON z opisem powiązań (linki do płatności, płatności, wypłaty, ustawienia bez danych dostępowych). Po upływie 30 dni od zakończenia umowy dane są usuwane z aktywnych systemów, a pozostałości w kopiach wygasają w ciągu 14 dni. Faktury i dokumenty rozliczeniowe Usługodawcy są przechowywane przez okres wymagany przepisami.
5. Nieprawdziwe dane i konta założone w celu nadużycia. Jeżeli w Obiekcie nie wpłacono żadnej kwoty — ani za Usługę, ani przez Płatników — Usługodawca może bez wcześniejszego wezwania i bez odrębnej wiadomości zakończyć świadczenie Usługi oraz usunąć Obiekt i Konto, gdy:
   • dane podane przy rejestracji są nieprawdziwe — w szczególności firma albo NIP należą do podmiotu, który nie składał zgłoszenia albo nie istnieje, albo adres e-mail lub telefon należą do innej osoby niż zgłaszający; albo
   • Konto założono lub jest używane wyłącznie w celu nadużycia — w szczególności wysyłki niezamówionych albo wprowadzających w błąd wiadomości, podszywania się pod inną osobę lub firmę, przyjmowania płatności za towary lub usługi zakazane (§ 10 ust. 1), sprawdzania kart lub kont płatniczych albo prób dostępu do cudzych danych.
6. Umowa nie wiąże osoby ani firmy, której danych użyto bez jej zgody. Przy usunięciu z ust. 5 wiadomości się nie wysyła, bo trafiłaby do osoby, która podała nieprawdziwe dane, albo do osoby, której danych użyto. Okres na odbiór danych (ust. 4) nie biegnie, a adres Obiektu może zostać zastrzeżony na stałe. Usługodawca zapisuje przyczynę usunięcia (§ 18 ust. 6). Kto uważa, że jego Konto usunięto bezpodstawnie, może złożyć reklamację (§ 17); jeżeli okaże się zasadna, Usługodawca niezwłocznie umożliwia ponowne założenie Konta.

§ 15. Prawa Klienta chronionego

1. Plan Pro. Klientowi chronionemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. Ponieważ Konto uruchamiane jest zaraz po wpłacie, Klient chroniony, który chce z niego korzystać przed upływem tego terminu, wyraźnie o to prosi w formularzu; odstępując, płaci wtedy za Usługę świadczoną do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do liczby dni w opłaconym okresie — a Usługodawca zwraca resztę w ciągu 14 dni. Formularz zawiera tę prośbę jako osobne, domyślnie niezaznaczone pole; bez niej zgłoszenia nie da się wysłać. Opłacenie kolejnego okresu rozliczeniowego jest kontynuacją tej samej umowy i nie daje nowego prawa odstąpienia.
2. Plan Start. Klientowi chronionemu przysługuje umowne prawo odstąpienia w ciągu 14 dni od zawarcia umowy, niezależnie od prawa do zakończenia jej w dowolnym czasie; korzystanie z bezpłatnego panelu nie odbiera tego uprawnienia.
3. Wystarczy przed upływem terminu wysłać jednoznaczne oświadczenie na adres z § 1, np.: „Odstępuję od umowy o usługę ArenaPay zawartej dnia …; firma …; e-mail Konta …; data …”.
4. Regulamin nie wyłącza uprawnień, które przepisy przyznają Klientowi chronionemu.

§ 16. Zmiany regulaminu, Usługi i cen

1. Zmiana regulaminu może wynikać ze zmiany przepisów lub wiążących rozstrzygnięć, wymagań Operatorów płatności, usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa albo dostosowania technicznego. Usługodawca przekazuje treść zmian, ich przyczynę i datę e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; krótszy termin — wyłącznie gdy wymaga tego prawo lub pilna ochrona bezpieczeństwa.
2. Zmiany wymagające zgody Klienta, w szczególności nowe obowiązki lub istotne ograniczenie zakresu planu, wymagają wyraźnej akceptacji; milczenie ani dalsze korzystanie z panelu jej nie zastępują.
3. Zmiana Cennika nie dotyczy opłaconych okresów; nowa cena obowiązuje przy opłaceniu okresu rozpoczynającego się po dniu zmiany. Klientów z aktywnym planem Usługodawca informuje o niej co najmniej 30 dni wcześniej.
4. Każda opublikowana wersja ma odrębny numer i pozostaje dostępna pod niezmiennym adresem. Usługodawca zachowuje treść oraz dowód tego, jaką wersję zaakceptował Klient.

§ 17. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem lub listownie na adres z § 1. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni.
2. Reklamacje dotyczące płatności Płatników Klient kieruje do Operatora płatności (§ 6 ust. 3).

§ 18. Informacja o danych osobowych osób korzystających z Usługi

1. Administratorem danych osób zgłaszających rejestrację, Klientów będących osobami fizycznymi, ich przedstawicieli i Użytkowników jest Usługodawca wskazany w § 1. Kontakt w sprawach danych: e-mail z § 1. Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Dane obejmują informacje podane w formularzach i korespondencji, dane identyfikacyjne i kontaktowe, nazwę Obiektu, NIP i dane do faktury, informacje o uprawnieniach, zaakceptowanych dokumentach, planie, wpłatach za Usługę i fakturach, koncie i korzystaniu z Usługi, dane Konta Tpay założonego w panelu (numer konta w Tpay, stan weryfikacji, kto i kiedy zlecił jego założenie), a także dane techniczne: adres IP i przeglądarkę przy logowaniu i czynnościach zapisywanych w dzienniku zdarzeń Obiektu, czas i wynik prób logowania lub rejestracji, oraz oznaczenie źródła, z którego osoba trafiła do formularza rejestracji (parametry kampanii z adresu strony i domena poprzedniej strony), jeżeli przeglądarka je przekazała.
3. Cele i podstawy przetwarzania: rozpatrzenie wniosku, zawarcie i wykonanie umowy, w tym przyjęcie zapłaty i przekazanie Tpay danych z formularza zakładania konta na zlecenie Klienta (§ 6 ust. 7) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); faktury i dokumenty księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); kontakt z przedstawicielami Klienta, obsługa Użytkowników, alerty bezpieczeństwa Konta, przypomnienia o końcu okresu, bezpieczeństwo i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); ocena, które kanały (np. reklamy i strony z odnośnikami) przyprowadzają zgłoszenia, na podstawie oznaczenia źródła dołączonego do zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest planowanie działań marketingowych Usługodawcy).
4. Konto z planem Pro uruchamia się automatycznie po wpłacie; przyjęcie lub odmowa przyjęcia zgłoszenia planu Start następują po ocenie człowieka. System stosuje zabezpieczenia antyspamowe i limity prób. Usługodawca nie stosuje profilowania ani decyzji wyłącznie zautomatyzowanych wywołujących skutki z art. 22 RODO.
5. Dane są dostępne upoważnionym osobom u Usługodawcy oraz dostawcom hostingu, utrzymania systemu, kopii zapasowych, poczty i systemu fakturowego w zakresie niezbędnym do ich usług; dane o wpłacie za Usługę otrzymuje operator płatności Usługodawcy (§ 5 ust. 4) jako odrębny administrator; dane z formularza zakładania konta — na zlecenie Klienta — Tpay jako odrębny administrator (§ 6 ust. 7); dane z faktur — Krajowy System e-Faktur. Dane firmy podpowiadane po NIP pochodzą z publicznego wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Dostawcą serwera i poczty jest HitMe.pl Marek Bajerski, ul. Wiczlińska 34, 81-578 Gdynia, NIP 8792487067; hosting odbywa się w Polsce. Zaszyfrowane kopie zapasowe przechowuje także Hostido.pl Gałązka Spółka jawna, ul. Kartuska 5, 80-103 Gdańsk, NIP 5833413237, w Polsce. System fakturowy (WHMCS) prowadzi Usługodawca we własnym zakresie. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
6. Okresy przechowywania: zgłoszenie bez potwierdzonego e-maila — do 7 dni od wygaśnięcia linku; zgłoszenie czekające na wpłatę — do 30 dni od potwierdzenia adresu (z wpłatą w toku — do jej wyjaśnienia); zgłoszenie planu Start potwierdzone — przez czas rozpatrywania, nie dłużej niż 30 dni od potwierdzenia; zgłoszenie odrzucone lub zamknięte bez zawarcia umowy — do 90 dni od zamknięcia; zapis zgłoszenia, na podstawie którego zawarto umowę — 6 lat od zakończenia umowy, także gdy umowa wygasła (§ 3 ust. 8) albo Konto usunięto (§ 14 ust. 5); ślad po usuniętym Obiekcie (nazwa i adres Obiektu, firma i NIP Klienta, przyczyna i data usunięcia, liczby usuniętych pozycji bez danych Płatników) — 3 lata od usunięcia; dane kontowe — przez czas umowy, a potem w zakresie wymaganym przepisami lub do przedawnienia roszczeń; faktury i dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku); rejestr prób logowania — do 30 dni; dziennik zdarzeń Obiektu — 12 miesięcy od zdarzenia; logi serwera — do 4 miesięcy.
7. Na warunkach określonych w RODO osobie przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu; może też złożyć skargę do Prezesa UODO (https://uodo.gov.pl/).
8. Dane Płatników mają odrębny status: ich administratorem jest Klient, a Usługodawca działa w zakresie umowy powierzenia.

§ 19. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór prawa nie pozbawia Klienta chronionego ochrony przyznanej mu przez przepisy, których nie można wyłączyć umową.
2. Właściwość sądu ustala się na zasadach wynikających z przepisów.
3. Regulamin w wersji 1.2 obowiązuje od 16 października 2026 r. § 3 ust. 8 i § 14 ust. 5–6 stosuje się do umów zawartych w wersji 1.2 lub późniejszej — wersję wskazuje wiadomość z § 3 ust. 4. Do umów zawartych wcześniej stosuje się postanowienia wersji, w której je zawarto, w tym § 4 ust. 9–10. Wersja 1.1 obowiązywała od 9 października 2026 r., a wersja 1.0 — od 5 października 2026 r.